Utiliser Dropbox comme un pro : Trucs et astuces

Dropbox, dont je vous ai vanté les nombreux mérites dans différents articles, est un service gratuit qui vous permet de stocker tous vos documents, photos et vidéos en ligne. C’est un excellent outil et gratuit pour vous aider à stocker en toute sécurité les fichiers qui sont importants pour votre entreprise ou votre vie personnelle. Il vous permet ainsi de stocker n’importe quel type de fichier que vous pouvez disposer. De plus, Dropbox vous fournit un espace de stockage gratuit suffisant pour débuter.

Avant de commencer à utiliser Dropbox, il y a deux choses que vous devez faire :

  • D’abord, il vous faut posséder un compte. C’est absolument gratuit. Si vous décidez plus tard de mettre à niveau votre compte, vous pourrez le faire afin d’obtenir encore plus d’espace de stockage
  • Maintenant cliquez sur le lien suivant. Sachez que grâce à ce lien vous allez bénéficier de 250 Mo supplémentaires. Une fois fait, suivez les instructions
Veuillez noter que vous avez la possibilité de récupérer 4,5 Go d’espace de stockage aujourd’hui 3 février. Pour ce faire, cliquez sur le lien.

Utiliser Dropbox comme un pro : Trucs et astuces - Inscription

Ensuite, vous aurez sûrement envie de télécharger l’utilitaire Dropbox afin de créer un dossier « Dropbox » sur votre ordinateur. C’est vraiment simple, et vous pouvez utiliser Dropbox sur un PC, Mac, ou même un téléphone mobile. Pour ce faire, téléchargez l’application correspondant à votre dispositif, puis installez-le.

Note : Vous aurez besoin de votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter à votre compte.

Une fois que vous l’avez installé, ouvrez votre dossier « Dropbox » sur et commencez à y glisser des fichiers. Chaque fois que vous déposez un fichier dans ce dernier, il sera synchronisé avec vos fichiers et dossiers en ligne aussi longtemps que vous avez l’application Dropbox lancée.

Note : La meilleure façon de s’assurer que c’est le cas, est de définir le démarrage automatique de votre application Dropbox au lancement de votre système d’exploitation. Dans le cas d’un mobile, il faudra laisser la synchronisation allumée

Mise en route

Après avoir créé votre compte et ajouté vos fichiers, il est maintenant temps de vous connecter à votre compte en ligne et comprendre toutes les fonctionnalités qui vous sont offertes.

La première étape, est de cliquer sur l’onglet « Premiers pas » et suivez les instructions. Cela vous permettra de s’assurer que vous avez terminé toutes les étapes de création de votre compte. Vous allez pouvoir notamment inviter vos amis à rejoindre Dropbox, et pour chaque ami(e) qui rejoint et installe Dropbox, vous recevez tous les deux un bonus de 250 Mo supplémentaires (dans la limite de 8Go) !

Utiliser Dropbox comme un pro : Trucs et astuces - Premiers Pas

Fichiers

Sur cet onglet, vous trouverez vos fichiers. Vérifiez que tous vos fichiers déposés sont présents, et qu’ils sont bien placés dans les bons dossiers. Sauf si vous voulez que d’autres personnes aient accès à vos fichiers, déplacez-les en dehors du dossier « Public », mais en restant bien à l’intérieur du dossier « Dropbox ».

Comme vous pouvez personnaliser ce dossier à votre guise, créez et nommez les dossiers que vous voulez et ensuite téléversez vos fichiers de manière appropriée.

Utiliser Dropbox comme un pro : Trucs et astuces - Fichiers

Événements

Suivez toutes les activité de votre compte dans l’onglet « Événements ». Depuis ce dernier, vous pouvez rattraper vos erreurs. En effet, si vous avez accidentellement supprimé des fichiers que vous avez perdu la trace d’un d’entre eux, utilisez cet onglet pour vous aider à traquer les fichiers et voir ce qui s’est passé.

Utiliser Dropbox comme un pro : Trucs et astuces - Événements

De plus, cet onglet est également un excellent moyen de visualiser s’il y a une activité non autorisée sur votre compte.

Note : Généralement vous ne devriez pas l’utiliser, mais si un fichier est perdu, vous pourrez le remercier ;)

Partage

Un de mes outils préférés sur Dropbox est l’onglet « Partage ». Depuis ce dernier il est super facile de partager des fichiers et des dossiers avec vos amis. En fait, il y a effectivement deux façons différentes de faire ça.

  • D’abord, vous pouvez générer un lien vers le dossier que vous souhaitez partager. Pour ce faire, déplacez le dossier que vous souhaitez partager dans le dossier « Public » de votre Dropbox. Une fois que vous l’avez déplacé, allez dans le dossier « Public », faite un clic-droit sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager. Cette action va vous permettre de générer un lien direct vers le fichier
  • La deuxième façon de partager des fichiers, est d’envoyer le lien à ceux avec qui vous souhaitez les partager. Cliquez simplement sur « Partager un dossier ». Choisissez le dossier que vous souhaitez partager, et suivez les instructions. Lorsque vous êtes prêt à envoyer, saisissez les mails des personnes concernées par le partage. Ceux qui ont reçu votre mail, recevront un lien vers le dossier et pourront en télécharger le contenu

Utiliser Dropbox comme un pro : Trucs et astuces - Partage

Aide

Une des choses que je préfère sur Dropbox, outre sa flexibilité, est qu’il offre une page d’aide. Obtenez toutes les réponses à vos questions ici. Vous trouverez également plus d’applications pour votre téléphone mobile. Cela inclut les Blackberry, l’iPhone, iPad et Android.

Utiliser Dropbox comme un pro : Trucs et astuces - Aide

Différentes façons d’utiliser Dropbox

  • 1 – Stockez vos fichiers et dossiers professionnels. Avec cette option, pensez à stocker vos fichiers en fonction de but ou du type. Par exemple, si vous avez un grand nombre de ressources Web à garder, créez un dossier spécifique pour ces derniers. En ce qui me concerne, je sauvegarde généralement mes ressources que j’ai besoin chez moi et au boulot, et même en déplacement
  • 2 – Conservez les sauvegardes de vos sauvegardes. Si vous supprimez un fichier, ce n’est pas un problème. Dropbox conserve une copie de tous les fichiers supprimés jusqu’à un mois. Tout ce que vous avez à faire est de vous connecter à votre compte et « restaurer » le fichier approprié. Vos fichiers seront synchronisés en arrière plan dans votre dossier sur votre ordinateur
  • 3 – Prenez tout avec vous. Ce n’est pas grave si vous utilisez ces fichiers sur votre ordinateur ou sur votre téléphone portable, vous y aurez toujours accès, même lorsque vous êtes déconnecté. Comme je le mentionnais précédemment, des applications pour iPhone, iPad, Android et BlackBerry sont disponibles. Téléchargez l’application gratuitement et installez-la sur votre téléphone. Il s’agit d’une manipulation particulièrement utile si vous réalisez des photos depuis votre mobile…

Utiliser Dropbox comme un pro : Trucs et astuces - Dropbox partout

Conclusion

Que vous soyez en voyage, ou vous voulez tout simplement partager vos photos avec vos amis et votre famille, utiliser Dropbox. Par exemple, vous prévoyez un voyage hors du pays. Vous avez tous les documents relatifs à votre voyage à transporter. Certes l’impression existe mais on n’est pas à l’abri d’une valise perdue ou autre mésaventure… Avec votre téléphone sur vous, et vos documents dans votre Dropbox, le risque est moindre ! Et puis, il s’avérera être un endroit de stockage parfait pour y déposer vos photos, et faire découvrir en quasi temps-réel ce que vous avez capturé depuis votre mobile.

Synchronisez vos appareils à chaque fois que vous faites une mise à jour, et vous aurez tout ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin et où vous en avez besoin

Faites comme moi et stocker tout dans votre Dropbox !