Google Docs est déjà l’un des outils de collaboration les plus populaires, et Google étend désormais ses capacités à la messagerie électronique. Collaborer sur des e-mails n’est probablement pas la première chose dont on pense avoir besoin, mais Google l’a quand même fait. En gros, Google Workspace vous permet désormais de travailler sur un e-mail avec d’autres personnes sans jamais quitter Google Docs.
La société a détaillé ce changement dans un court article de blog. Pour commencer, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur un espace vide dans un Google Docs et de taper « e-mail » ou de cliquer en haut de la page sur Insertion > Blocs de construction > Brouillon d’e-mail. Cette opération fait apparaître un tableau contenant des champs familiers de l’e-mail, tels que À, Cc, Bcc, Objet et Corps.
Vous pouvez mentionner des personnes dans les champs de destinataires en utilisant le symbole « @ » pour saisir leur nom. Ainsi, vous n’avez pas à vous souvenir de leur adresse électronique. Les participants au Google Docs peuvent collaborer dans le corps de l’e-mail comme s’il s’agissait d’un document normal, y compris en utilisant des commentaires et des suggestions. Une fois l’édition terminée, un petit logo Gmail « M » apparaît à côté du tableau des e-mails. Si vous cliquez dessus, une fenêtre de composition Gmail s’ouvre avec tous les champs automatiquement remplis.
Il s’agit d’une petite mise à jour, mais qui pourrait faire une énorme différence dans un environnement d’entreprise. Imaginez que vous deviez rédiger un e-mail important à l’intention d’un cadre, qui pourrait faire la différence. Les personnes qui ne sont pas particulièrement habiles à rédiger des e-mails professionnels pourraient demander à quelqu’un d’éditer et de critiquer l’e-mail en temps réel avant de l’envoyer.
Cela pourrait également éviter à de nombreuses personnes l’embarras d’envoyer des e-mails à la mauvaise personne.
Un déploiement en cours
Google n’a cessé d’améliorer Workspaces afin de maintenir l’avance qu’il a sur Office 365 de Microsoft. Les deux entreprises s’échangent des coups tout en essayant de gagner des parts de marché dans un environnement de travail qui évolue de plus en plus.
La collaboration par e-mail dans Google Docs sera déployée progressivement à partir d’aujourd’hui, puis de manière étendue à partir du 22 mars. Tous les clients de Google Workspace et de G Suite pourront utiliser cette nouvelle fonctionnalité.
