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Test de Asana : un outil flexible axé sur la collaboration

[Unsplash]

Asana est davantage un progiciel de productivité et de collaboration qu’une suite logicielle de gestion de projet. Il ne comprend pas de suivi du temps intégré ou de planifications de projet avancées, qui sont tous deux nécessaires pour garder les projets à long terme sur la bonne voie et correctement payés.

Cependant, Asana excelle dans la gestion des tâches, avec une interface utilisateur à la fois intuitive et polyvalente, qui facilite la collaboration au sein de groupes de toute taille. L’attribution des tâches, la gestion de la charge de travail et plusieurs connecteurs d’applications figurent parmi les meilleures fonctionnalités de la plateforme.

Avec de modestes restrictions, Asana est gratuit pour les équipes comptant jusqu’à 15 personnes. Il n’y a aucune restriction quant à la quantité de tâches que vous pouvez créer ou aux fichiers que vous pouvez y joindre. La vue chronologique et les tableaux de bord personnalisés sont deux des limitations les plus importantes pour les utilisateurs gratuits. La version gratuite est un excellent point de départ pour se faire une idée de ce qu’Asana peut faire pour vous et votre entreprise.

Un forfait mensuel Premium coûte 10,99 euros par utilisateur (facturation annuelle). Cette formule comprend des champs personnalisés, des formulaires, des jalons et un panneau de contrôle pour les gestionnaires, en plus de la Chronologie et des tableaux de bord personnalisés.

Vous aurez besoin d’un plan Business pour 24,99 euros par utilisateur chaque mois (facturé annuellement) si vous voulez des workflows automatisés. L’intégration d’Adobe Creative Cloud est également incluse dans cet abonnement.

Asana : caractéristiques

Asana a beaucoup à offrir, notamment dans le domaine de la gestion des tâches. La collaboration et la productivité sont prioritaires sur la plateforme, les outils de gestion de projet passant au second plan.

La flexibilité d’Asana la distingue des applications de gestion de projet concurrentes. Asana peut être utilisé pour suivre les tâches en cours ainsi que les projets à long terme, et peut même être utilisé pour coordonner les équipes et répartir les tâches entre les membres du personnel. Les nombreuses intégrations ne font qu’ajouter à la flexibilité avec laquelle vous pouvez adapter cette plateforme aux besoins de votre entreprise. Ces ajouts ne se contentent pas d’élargir les simples fonctionnalités, mais permettent une solution de gestion de projet véritablement personnalisable.

Cette quantité de fonctionnalités présente un large éventail de difficultés et peut, parfois, avoir une longue courbe d’apprentissage.

Asana : performance et utilisation

En fin de compte, la plateforme Asana est simplement conçue pour aider les responsables à attribuer des projets et à garder les employés sur la bonne voie en ce qui concerne le travail à effectuer.

Selon les préférences des utilisateurs, les tâches peuvent être affichées sous forme de liste ou de tableau kanban. Des sous-tâches, des pièces jointes, des dates d’échéance, des membres de l’équipe affectés et d’autres champs personnalisés peuvent tous être ajoutés à une tâche. Les fils de commentaires sont utiles, car ils permettent à tous les participants à une tâche de communiquer par Asana.

Lorsqu’une tâche est désignée comme terminée, tout, y compris la conversation de commentaires, est archivé. Par conséquent, chaque projet dispose d’un historique de travail consultable, ce qui peut être extrêmement utile pour les évaluations et la facturation des employés.

Asana ne dispose pas de la plupart des outils de suivi de projet complexes qu’un logiciel de gestion de projet adéquat pourrait fournir. Cependant, la plateforme dispose de quelques capacités pour gérer les projets à long terme.

Chronologie

La vue Chronologie est la première de ces fonctionnalités. Il s’agit simplement d’un diagramme de Gantt qui est partagé et mis à jour en temps réel par tous les membres de l’équipe de projet. Elle interagit efficacement avec les contrôles de tâches actuels de la plateforme, car il est simple de déplacer les objets, de fixer des dates d’échéance et d’examiner les sous-tâches.

L’affichage du portefeuille est la deuxième fonction de gestion de projet proposée par Asana. Les responsables peuvent utiliser cet affichage pour voir les projets dont ils sont responsables, suivre l’avancement et les modifications des tâches, et établir des niveaux de priorité pour faciliter l’équilibre de la charge de travail.

Charge de travail

Les responsables peuvent voir comment les tâches sont réparties entre les membres de l’équipe grâce à la fonctionnalité de gestion de la charge de travail d’Asana. Pour évaluer immédiatement quels employés ont trop de travail et lesquels en ont trop peu, la charge de travail peut être notée en fonction du nombre de tâches, des heures travaillées, des points ou de toute autre valeur personnalisée.

Mieux encore, à l’aide d’une interface de type « glisser-déposer », les responsables peuvent redistribuer le travail. Un calendrier étendu vous aide à planifier le travail à l’avance, ce qui vous permet de régler les problèmes de charge de travail avant qu’ils ne deviennent un problème pour les délais.

Asana : intégrations

Asana ne dispose pas d’un certain nombre de fonctionnalités très utiles, telles que le chat en direct, le suivi du temps et l’édition de documents. Cependant, il offre un large éventail de capacités grâce aux intégrations d’applications.

Plus particulièrement, Harvest pour le suivi du temps, Slack et Microsoft Teams pour les discussions d’équipe, et Zapier pour les connexions avancées fonctionnent tous sans problème avec Asana. La plupart des sites de stockage dans le cloud, Salesforce, Adobe Creative Cloud et plus de 1 000 autres plateformes sont compatibles avec le logiciel.

Asana : la concurrence

Bien qu’Asana ne soit pas une solution de gestion de projet à part entière, elle dispose de la majorité des outils et connecteurs dont vous aurez besoin pour garder vos projets sur les rails.

Au même prix, Zoho Projects offre un ensemble d’outils plus complet. Le suivi du temps, les diagrammes de Gantt et la gestion de la charge de travail sont tous inclus dans Zoho Projects, qui n’est ni aussi facile à utiliser ni aussi flexible qu’Asana.

Trello vaut le coup d’œil si vous n’avez besoin que d’un système de gestion des tâches et si vous préférez les cartes Kanban à une vue en liste. Le coût de Trello est comparable à celui d’Asana, et comme il est moins ouvert, il est potentiellement plus facile à utiliser.

Asana : verdict

L’interface utilisateur d’Asana est simple, intuitive et attrayante. Elle ne vous submerge pas de menus déroulants et d’options comme d’autres solutions de gestion de projet. Asana, en revanche, garde les choses basiques et ouvertes.

Cependant, le fait qu’Asana soit une tablette vierge peut être intimidant au début. Les responsables doivent prendre le temps de déterminer les widgets du tableau de bord et les éléments du menu qui conviennent à leur équipe. Vous pouvez utiliser le plan gratuit d’Asana pour tester le logiciel avec un petit groupe afin d’évaluer quelle structure fonctionne le mieux.

Asana propose également un certain nombre de modèles de projets qui peuvent aider votre équipe à démarrer. Des modèles sont disponibles pour une variété d’applications commerciales, notamment le marketing, l’informatique et la conception de produits. Ces modèles peuvent vous aider à mettre votre équipe sur les rails d’Asana dès le début et vous pouvez les compléter par la suite.

Si vous rencontrez des problèmes, Asana dispose d’une grande aide en ligne. Grâce à l’Asana Academy, la plateforme propose des tutoriels vidéo et des webinaires, ainsi que divers exemples de cas d’utilisation et un guide du développeur. Vous pouvez également poser des questions à d’autres utilisateurs d’Asana sur le forum communautaire.

Asana est donc un outil de travail et de gestion de projet très adaptable.

Tags : Asana
Yohann Poiron

The author Yohann Poiron

J’ai fondé le BlogNT en 2010. Autodidacte en matière de développement de sites en PHP, j’ai toujours poussé ma curiosité sur les sujets et les actualités du Web. Je suis actuellement engagé en tant qu’architecte interopérabilité.