Malgré la prévalence de la messagerie instantanée, du chat de groupe et des plateformes de vidéoconférence, l’e-mail reste la norme de communication sur le lieu de travail, tant au sein d’une même entreprise qu’entre différentes entités.
Le protocole n’a pas vraiment évolué au fil des décennies, et les utilisateurs ont été contraints de s’appuyer sur des fonctions spéciales fournies par les clients de messagerie et les fournisseurs de services en plus de la norme. Prenons, par exemple, la mise à jour de Gmail sur le Web, qui permettra de s’assurer que les employés et les organisations envoient les bons messages aux bonnes personnes.
Si vous pensiez que l’envoi d’un e-mail sans la pièce jointe promise était déjà assez mauvais, imaginez que vous envoyiez un e-mail sensible à un collègue ou, pire, à une personne extérieure à l’entreprise. De telles erreurs peuvent être non seulement embarrassantes mais aussi coûteuses, comme dans le cas de fuites d’adresses électroniques ou d’informations confidentielles de l’entreprise. De nombreuses applications et services de messagerie facilitent l’ajout de destinataires à un e-mail, ce qui permet parfois d’ajouter trop facilement les mauvaises personnes.
Techniquement, il n’est pas possible d’annuler des e-mails (à moins que le fournisseur de services ne dispose d’une telle fonctionnalité), mais Gmail offre au moins quelques garanties lorsque vous envoyez des e-mails à plusieurs personnes en même temps. Par exemple, les adresses électroniques ou les noms affichés seront désormais accompagnés d’un avatar, autrement dit des photos de profil, afin de faciliter la visualisation des personnes ajoutées à la liste des destinataires.
Gmail vous fera également gagner du temps en identifiant les personnes que vous avez déjà ajoutées, ce qui vous évitera d’essayer de les ajouter deux fois ou, pire, d’ajouter par erreur une personne portant quasiment le même nom.
D’autres options destinées à protéger la vie privée des personnes
Il existe également de nouvelles fonctionnalités destinées à protéger la vie privée des personnes et des organisations. Vous pouvez, par exemple, définir un “nom d’affichage” différent pour les personnes figurant dans votre liste de destinataires, et ce nom sera celui que les autres verront, masquant ainsi leur véritable nom. Gmail mettra également en évidence les destinataires extérieurs à l’organisation et vous avertira que vous pourriez envoyer un message interne à des personnes extérieures.
Ces changements sont déployés sur Gmail sur le Web à partir du 20 octobre et seront disponibles pour tous les clients de Google Workspace, G Suite Basic et G Suite Business. Malheureusement, les titulaires d’un compte Google personnel ne bénéficieront pas de ces fonctionnalités.
