Comment utiliser Microsoft Teams en 2026 : le guide pour bien démarrer

Teams existe en plusieurs formules, selon l’usage :

• Teams (gratuit) : pour un usage personnel. Les réunions de groupe sont limitées à 60 minutes, et vos invités peuvent les rejoindre depuis un simple lien, même sans compte.
• Teams Essentials (3,50 € HT) : la formule autonome pour les petites structures. Réunions jusqu’à 30 heures et 300 participants, enregistrement, 10 Go de stockage par utilisateur.
• Microsoft 365 Business Basic (6,07 € HT) : Teams plus les versions web et mobiles de Word, Excel, PowerPoint et Outlook, une adresse mail professionnelle et 1 To de stockage par utilisateur.
• Teams Premium (8,70 € HT) : un module complémentaire qui ajoute des fonctions d’IA, de personnalisation et de sécurité à une licence Teams existante.

Depuis les engagements pris auprès de la Commission européenne en septembre 2025, Microsoft vend aussi ses suites Microsoft 365 sans Teams, moins chères, pour les entreprises qui utilisent un autre outil.

Téléchargez l’application depuis le site de Microsoft pour Windows ou macOS, ou depuis l’App Store et Google Play sur mobile. Connectez-vous avec un compte Microsoft (personnel) ou avec le compte fourni par votre entreprise.

Sans installation, Teams fonctionne aussi dans le navigateur, sur teams.microsoft.com. C’est la solution sous Linux : le client natif a été arrêté fin 2022, remplacé par la version web, installable comme une application depuis Edge ou Chrome.

L’ancienne application, dite « Teams classique », n’est plus disponible depuis le 1^er juillet 2025. Si vous l’utilisez encore sur un vieux poste, passez au nouveau Teams ou à la version web.

La barre latérale gauche donne accès aux grandes sections : Activité (vos notifications), Conversation, Calendrier, Appels et Fichiers.

Depuis 2025, Teams regroupe les conversations et les canaux dans une même vue, Conversation et canaux. Elle s’organise en trois sections par défaut : Favoris, Conversations, puis Équipes et canaux. Vous pouvez créer vos propres sections pour ranger vos échanges par projet, et choisir d’afficher conversations et canaux ensemble ou séparément.

Une équipe rassemble un groupe de personnes (un service, un projet, une association). Pour en créer une, cliquez sur le + au-dessus de la liste des conversations, puis sur Créer une équipe. Donnez-lui un nom, choisissez si elle est publique ou privée, puis ajoutez les membres.

Chaque équipe se découpe en canaux, un par sujet : « Général » existe d’office, ajoutez-en d’autres comme « Planning », « Clients » ou « Idées ». Les canaux standard sont ouverts à tous les membres de l’équipe ; un canal privé est réservé à quelques-uns, et un canal partagé peut accueillir des personnes extérieures à l’équipe.

Les conversations servent aux échanges directs, à deux ou en petit groupe. Les publications d’un canal servent aux échanges visibles de toute l’équipe : répondez dans le fil d’une publication plutôt que d’en créer une nouvelle, la discussion reste groupée.

Mentionnez quelqu’un avec @ suivi de son nom pour lui envoyer une notification. Glissez un fichier dans la zone de saisie pour le partager : dans une conversation, il est stocké dans votre OneDrive, dans un canal, sur le site SharePoint de l’équipe. Tout le monde peut alors le modifier à plusieurs, en temps réel, sans s’envoyer de copies.

Pour une réunion immédiate, cliquez sur Réunion maintenant dans le Calendrier, puis partagez le lien. Pour une réunion planifiée, choisissez Nouvelle réunion, ajoutez les participants, la date et l’heure : l’invitation part avec le lien. Les invités peuvent rejoindre depuis l’application ou leur navigateur, sans compte.

Pendant la réunion, les outils essentiels se trouvent dans la barre du haut :

• Partager un écran, une fenêtre ou une présentation PowerPoint ;
• Effets vidéo pour flouter ou remplacer l’arrière-plan ;
• Lever la main pour prendre la parole sans couper les autres ;
• Salles pour petit groupe pour répartir les participants en ateliers (formules payantes) ;
• Whiteboard, un tableau blanc partagé pour dessiner et annoter à plusieurs.

Dans une réunion, ouvrez le menu Plus (…) puis Enregistrer et transcrire. L’enregistrement et la transcription sont ensuite disponibles dans la conversation de la réunion. Prévenez les participants avant de lancer l’enregistrement : Teams affiche d’ailleurs un bandeau à tous.

Les sous-titres en direct s’activent depuis le même menu. Avec Microsoft 365, ils sont disponibles dans plus de 30 langues ; avec Teams Essentials, en anglais seulement.

Copilot Chat, l’assistant conversationnel de Microsoft, est inclus sans supplément dans les formules Microsoft 365 : il aide à rédiger, résumer ou chercher une information sur le web.

Pour aller plus loin, Microsoft 365 Copilot Business (18,20 € HT, en promotion à 15,60 € HT au moment où nous écrivons, jusqu’à 300 utilisateurs) intègre l’IA à vos réunions et à vos documents. Deux fonctions se distinguent dans Teams :

• Interprète : une traduction vocale en temps réel pendant les réunions et les appels, dans une dizaine de langues dont le français, avec 20 heures incluses par personne et par mois. L’organisateur doit disposer d’une licence Copilot ou Teams Premium ; la fonction n’est pas disponible dans Teams gratuit.
• Facilitator : un agent qui suit la réunion, repère les questions restées sans réponse et propose d’y répondre dans la conversation.